24
Czerwiec

Urządzenia wielofunkcyjne lub drukarki to typowy sprzęt biurowy, który możemy spotkać prawie w każdej firmie. Oferta rynkowa w tym segmencie jest bardzo szeroka. Klient stojący przed zakupem urządzenia musi podjąć wiele decyzji. Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne? Laserowe czy atramentowe? Monochromatyczne czy kolorowe? Z PostScriptem czy bez? 20 str/min czy 30 str/min? A może 90 str/min? I w końcu tańsze? Czy droższe? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: TO ZALEŻY  Czym zatem kierować się przy wyborze sprzętu, żeby stał się on Twoim pomocnikiem w realizacji codziennych zadań, nie spędzał snu z powiek i nie wyjmował zbyt dużo złotówek z budżetu?

Często zgłaszają się do nas Klienci, którzy dokonali już wyboru sprzętu drukującego i w zasadzie szukają tylko dostawcy, u którego można dane urządzenie kupić najtaniej. Zanim jednak wyślemy bezduszną wycenę staramy się zadać naszym Klientom kilka pytań, aby upewnić się, że wybór którego dokonali jest właściwy i świadomy.

O co najczęściej pytamy? Przede wszystkim o to do czego urządzenie ma służyć. Powiecie, że to oczywiste. Do drukowania, skanowania. To prawda, ale szybka seria pytań pogłębiających sprawia, że Klient uświadamia sobie własne potrzeby. Po chwili rozmowy okazuje się np., że jedyne do czego chcemy wykorzystywać urządzenie, to drukowanie dużej ilości korespondencji do swoich Klientów. Tak naprawdę wykorzystujemy tylko format A4, a ze sprzętu korzystać będą trzy osoby. Jeszcze dwa pytania i okazuje się, że ta korespondencja jest zwykłym czarno białym tekstem, który następnie należy odpowiednio poskładać i spakować w kopertę. To właśnie te informacje sprawiają, że w głowie specjalisty rodzi się wizja funkcjonalnego rozwiązania, które będzie w stanie w prawidłowy sposób spełnić oczekiwania Klienta, podnosząc efektywność zadań które chce realizować.

Kolejne nasze pytania, wynikające po części z potrzeb powyżej to: na czym chcemy drukować i ile chcemy drukować. Z naszego doświadczenia wynika, że są to dwa elementy, które powodują największą ilość usterek urządzeń, a tym samym frustrację użytkowników. Dlaczego? Dlatego, że materiał na którym drukujemy ma bardzo istotny wpływ na stan techniczny urządzenia. Najczęstsze problemy to notoryczne zacięcia, różnego rodzaju plamy i przebarwienia na wydrukach oraz usterki materiałów eksploatacyjnych. Drugi wspomniany aspekt, czyli ilość wydruków przekłada się na dopasowanie pod kątem wydajności sprzętu oraz prędkości druku. Dlaczego? Dlatego, że złe założenia będą powodowały przedwczesne zużycie urządzenia lub niepotrzebnie wydane pieniądze na sprzęt, który nie jest w pełni wykorzystany.

Następnym ważnym aspektem jest coś, na co w momencie kupna rzadko zwracamy uwagę, a co jest niezmierne istotne w dalszym użytkowaniu – ergonomia pracy. Prawidłowo rozpoznane potrzeby Klienta pozwalają na taką konfigurację sprzętu, która sprawi że codzienne użytkowanie będzie proste i komfortowe. Tutaj z pomocą przychodzi cała gama możliwości doposażenia: finishery, dodatkowe półki, odpowiednia liczba szuflad, mailboxy ale także specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające obsługę różnych procesów.

Ostatnim elementem, o którym należy wspomnieć to opieka posprzedażowa. Wybór właściwej formy opieki serwisowej będzie miał istotny wpływ na każdy aspekt korzystania z urządzenia, począwszy od finansów a skończywszy na zadowoleniu Klienta. Nasza wieloletnia praktyka pokazuje, że coraz więcej Klientów docenia model współpracy serwisowej oparty o stawkę za wydruk strony czyli popularnie zwany klik. Na czym polega umowa serwisowa? Otóż w ramach stawki za wydruk jednej strony Klient otrzymuje materiały eksploatacyjne (tusze/tonery, bębny, moduły utrwalające, pasy transferowe i inne w zależności od modelu), części serwisowe, robociznę, doradztwo, wszystko z dojazdem do Klienta. Naprawa urządzenia odbywa się w z góry określonym terminie a szybki czas reakcji pozwala zweryfikować konieczność przyjazdu serwisanta, dopytać o szczegóły i lepiej przygotować się do wizyty. Dlaczego jest to dobre rozwiązanie? Bo daje szereg korzyści. Przede wszystkim spokój i bezpieczeństwo. To my dbamy o Państwa sprzęt, to my dostarczamy materiały, to my organizujemy akcje prewencyjne, to my odpowiadamy za minimalizację przestojów. Następnym istotnym elementem jest możliwość planowania/przewidywania wydatków ponoszonych na druk, co jest praktycznie niemożliwe w przypadku obsługi gwarancyjnej. Równie istotne jest także obniżenie kosztów w stosunku do modelu gwarancyjnego, nawet o kilkanaście procent.

Reasumując: z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że podstawą sukcesu w doborze urządzeń jest szczera rozmowa i otwartość Klienta. Każda minuta poświęcona na analizę sytuacji odpłaci się nam w późniejszym czasie zadowoleniem naszych Klientów. Pamiętajmy, że urządzenia wielofunkcyjne bądź drukarki to zazwyczaj sprzęt, który użytkujemy kilka lat. Zdajemy sobie sprawę, że powyższe nie wyczerpuje tematu. Każdy klient jest inny, każdy Klient ma unikatowe potrzeby, dlatego do każdego procesu zakupowego należy podchodzić bardzo indywidualnie.

Na koniec chciałabym Państwa zachęcić do udziału w webinarze, w którym będziemy mówili o tym na jakie nieoczywiste aspekty funkcjonowania przedsiębiorstw wpływa zwykłe urządzenie drukujące.

Ostatnie wpisy na blogu
18
Wrzesień
Szkolimy się …